○一宮市文書管理規則
平成10年3月24日
規則第7号
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書の取扱い
第1節 文書の受領及び配布(第11条―第19条)
第2節 文書の処理(第20条―第23条)
第3節 文書の浄書及び印刷(第24条―第26条)
第4節 文書の施行(第27条―第34条の4)
第3章 文書の保管及び保存(第35条―第47条)
第4章 雑則(第48条)
付則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規則は、事務の円滑かつ能率的な処理を確保するため、文書の処理、保存その他の取扱いについての基準及び手続を定めるものとする。
(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の処理及び管理を行うための情報処理システムをいう。
(3) 受領 市に到達した文書を受け取ることをいう。
(4) 収受 主務課において受領した文書を確認することをいう。
(5) 電子文書 電磁的記録のうち、情報処理の用に供するため電子計算機(演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。以下同じ。)を利用して記録されたものをいう。
(6) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(平16規則28・追加、平21規則7・令7規則33・一部改正)
(文書処理の原則)
第2条 文書を取り扱うに当たっては、すべての文書について的確かつ迅速に処理するとともに、処理後の文書の保管及び保存を的確に行い、かつ、事務能率の向上に努めなければならない。
(文書管理システムによる処理の原則)
第2条の2 文書は、文書管理システムに登録して処理しなければならない。ただし、文書管理システムに登録することにより効率的かつ円滑な事務の執行に著しい支障を来すことが明らかな場合は、この限りでない。
(平21規則7・追加)
(課長及び課長補佐の職務)
第3条 課長(課(公所を含む。以下同じ。)の長をいう。以下同じ。)は、課の文書事務が的確かつ迅速に処理されるよう、常に留意しなければならない。
2 課長補佐は、その主管する文書の整理、分類及び保管を的確にしておかなければならない。
(平14規則7・平17規則11・平18規則7・平21規則7・平28規則7・一部改正)
(文書取扱責任者)
第4条 文書の適正かつ能率的な取扱いを確保するため、各課に文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、原則として庶務担当の課長補佐又は主査とする。この場合において、課長は、取扱責任者に異動があったときは、速やかに総務部行政課長(以下「行政課長」という。)にその旨を通知しなければならない。
(平14規則7・平17規則11・平21規則7・平28規則7・一部改正)
(取扱責任者の職務)
第5条 取扱責任者は、所属する課における次に掲げる職務を行う。
(1) 文書の受領、配布、発送及び印刷に関すること。
(2) 文書の処理状況の調査及び処理の促進に関すること。
(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(5) 情報公開に関すること。
(6) 電子署名に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関し必要なこと。
(平12規則49・平16規則28・令7規則33・一部改正)
(行政課長の職務)
第6条 行政課長は、文書の収受、発送、印刷及び保存に関する事務を管理する。
2 行政課長は、各課の文書事務を把握するため、取扱責任者に対し、取扱責任者の職務に関し必要な事項の報告を求めることができる。
(平17規則11・一部改正)
(文書の種類)
第7条 文書の種類は、その内容又は性質によりおおむね次のとおりとする。
(1) 例規文書
ア 法規文書 条例、規則、委員会規則、規程
イ 令達文書 訓令、通達、指令
ウ 公示文書 告示、公告
(2) 一般文書
ア 往復文書 照会、回答、通知、報告、送付、依頼、申請、進達、願い、届け、諮問、答申、協議、勧告、建議
イ 部内文書 復命、事務引継、辞令
ウ その他の文書 議案、契約、儀礼、争訟
(文書分類表)
第8条 文書は、行政課長が定める文書分類表(以下「文書分類表」という。)の定める区分により整理し、保管しなければならない。
(平18規則7・一部改正)
(文書分類表の区分の追加又は削除)
第9条 文書分類表の区分の追加又は削除は、主務課長の申出により行政課長が決定する。
(平17規則11・一部改正)
(文書処理の年度)
第10条 文書処理に関する年度は、特別の定めがあるものを除き、4月1日から翌年の3月31日までとする。
第2章 文書の取扱い
第1節 文書の受領及び配布
(平21規則7・改称)
(到達文書の処理)
第11条 本庁舎に到達した文書(以下「到達文書」という。)は、次項に定めるところにより、総務部行政課(以下「行政課」という。)において受領をし、配布しなければならない。この場合において、到達文書の配布については、行政課内の文書連絡棚を使用するものとする。
2 到達文書は、主務課が明らかでない場合を除き、開封することなく主務課に配布するものとする。
(平15規則5・平16規則28・平17規則11・平21規則7・平26規則9・一部改正)
(1) 現金その他これに類するもの(以下「現金等」という。)が同封されている文書。ただし、返信用切手のみ同封されているものを除く。
(2) 訴訟、調停、審査請求その他受領の日時が権利の得喪に関係の深いもので、その文書の到達の日時が明らかにされる必要があるもの
(3) 書留、配達証明その他の特殊郵便物(速達を除く。)
2 前項の規定により難いと認めるときは、特殊文書受付簿に代えて、別の帳簿に記載することができる。この場合において、当該帳簿は、特殊文書受付簿に準じて作成しなければならない。
(平16規則28・全改、平17規則11・平21規則7・平28規則1・一部改正)
(文書処理簿への記載)
第13条 取扱責任者は、配布を受けた文書に受付印を押印し、次の各号のいずれかに該当する場合は、必要に応じて文書処理簿に記載しなければならない。この場合において、受付印は、行政課受付印に準ずるとともに、当該課の名称を表示するものでなければならない。
(1) 配布を受けた文書が回答を必要とする文書であるとき。
(2) 配布を受けた文書が要望書、請願その他これらに類する文書であるとき。
(平16規則28・全改、平17規則11・一部改正)
(2課以上に関連する文書等の配布)
第14条 2課以上に関連する文書は、その内容について関係の深いと認められる課に配布する。
2 関係課が明白でない文書については、行政課長が配布先を決定する。
(平17規則11・一部改正)
(平16規則28・全改、平17規則11・平18規則7・平21規則7・一部改正)
第16条 削除
(平16規則28)
(料金未納等文書の取扱い)
第17条 料金が不足し、又は未納である郵便物の受領をした場合において、当該郵便物の発信者が官公庁であるもの又はその他これに類するものと認められるものに係る当該不足又は未納の郵便料金は、市が負担するものとし、その他のものについては、主務課長が発信者に請求するものとする。
(平21規則7・一部改正)
(執務時間外到着の文書)
第18条 執務時間外に宿直員が受領をした文書は、行政課長が引き継いだ後、必要な処理を行わなければならない。
(平17規則11・平21規則7・一部改正)
(誤って配布等を受けた文書の取扱い)
第19条 第11条の規定により配布された文書が当該課に属さない事務に係るものであるときは、直ちに、当該文書を行政課長に返付しなければならない。
2 受信した電子文書が当該課に属さない事務に係るものであるときは、当該電子文書を、これを処理すべき課に、直ちに回付しなければならない。
(平17規則11・平21規則7・一部改正)
第2節 文書の処理
(収受文書の処理)
第20条 主務課長は、収受をした文書を速やかに処理しなければならない。
2 回答又は報告を要する文書で回答又は報告の指定期限があるものについては、主務課長は、その指定期限までに相手方に到着するよう努めなければならない。
(平21規則7・一部改正)
(文書の起案)
第21条 文書の起案は、文書管理システムにより行わなければならない。ただし、文書管理システムで起案することにより効率的かつ円滑な事務の執行に著しい支障を来すことが明らかな場合は、一宮市起案用紙を使用して起案することができる。
2 起案に際しては、簡潔かつ正確に表現するように努めるものとする。
3 起案する文書のうち、至急、重要、機密等の扱いが必要なものについては、その旨を文書管理システムに登録した上で起案しなければならない。ただし、第1項ただし書の規定により一宮市起案用紙を使用して起案する場合は、当該起案用紙の上欄余白部分にその旨を明記するものとする。
4 文書の発信者名は、市長名等本来の責任者の名称を用いるものとする。ただし、行政処分の通知に係る文書等その性質上本来の責任者の名称を用いる必要のある文書以外の文書については、副市長又は部課長の補職名を用い、氏名は省略することができる。
5 回答文書のあて名は、原則としてその照会文書の発信者名に合わせるものとする。
(平18規則7・平19規則2・平21規則7・平28規則38・平30規則5・一部改正)
(合議)
第22条 他の部課に関係のある事項についての起案文書であって、当該他の部課の合意が必要なものには、当該他の部課の合議を受けなければならない。この場合において、合議の順序は、起案者にとっての課内、部内、部外の順とし、事前に関係部課係と十分協議しなければならない。
(平17規則11・一部改正)
(合議文書の処理)
第23条 合議先の部課は、合議を受けたときは、速やかに検討し、処理しなければならない。この場合において、やむを得ず合議に時間を要するときは、その理由を起案主務課長に通知しなければならない。
2 合議先の部課は、合議を受けた文書について意見があるときは、起案主務課長と協議し、意見が一致しないときは、合議先の部課の意見を添えて決裁を受けなければならない。
3 合議を経た文書が当初の趣旨と異なって決裁されたとき、又はその要旨が改められたときは、起案主務課長は、合議先の承認を求めるものとし、廃案になったときは、合議先にその旨を通知しなければならない。
(平17規則11・一部改正)
第3節 文書の浄書及び印刷
(文書の浄書)
第24条 文書の浄書は、主務課において行うものとする。
(印刷の手続)
第25条 印刷を行おうとする課の取扱責任者は、印刷物の種類に応じて、印刷依頼票を原稿とともに行政課長に提出しなければならない。
2 印刷物の入手希望日は、事前に、主務課長と行政課長とが協議して決定する。
(平17規則11・平18規則7・一部改正)
(用紙の節約)
第26条 印刷(コピーを含む。)の枚数は、常に、必要最小限とするよう努めなければならない。
(平18規則7・一部改正)
第4節 文書の施行
(令7規則33・改称)
(発送)
第27条 発送する文書は、すべて決裁を経たものでなければならない。ただし、主務課長が決裁を経る必要がないと認める文書については、この限りでない。
(平16規則28・令7規則33・一部改正)
(発送記号及び番号)
第28条 文書の発送記号は、課の省略名に「一宮」を冠し、それに「発」の一字を付したものでなければならない。
2 文書の発送番号は、年度ごとに主務課の一連番号とする。この場合において、当該文書と関連がある文書については、枝番号を付すことができる。
(平16規則28・平21規則7・一部改正)
第29条 削除
(平16規則28)
(1) 令達文書 令達番号簿に登載した日
(2) 議会に提出を要する議案 議案を議会に提出する日
(平16規則28・全改、平17規則11・平21規則7・平28規則7・一部改正)
(公印の押印)
第31条 施行する文書(以下「施行文書」という。)への公印の押印は、一宮市公印規則(昭和42年一宮市規則第18号)の定めるところによらなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、原則として、公印の押印を省略するものとする。
(1) 庁内文書
(2) 照会及び回答文書
(3) 一宮市公告式条例(昭和25年一宮市条例第28号)第2条第2項又は第3項に規定する掲示場に掲示する文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、軽易な文書
3 第1項の規定にかかわらず、施行文書が電子文書であるときは、電子署名の付与をもって公印の押印に代えることができる。
(平16規則28・全改、令5規則1・令7規則33・一部改正)
(郵送及び宅配便による発送)
第32条 郵送料の支払は、料金後納の方法を原則とする。ただし、料金後納の方法により難い場合は、この限りでない。
2 郵便物への料金後納郵便印その他これに類するものの押印又は印刷は、主務課において行わなければならない。
3 主務課長は、書留、速達等特殊郵便扱いを要するものについては、あらかじめ、その旨を郵便物に明らかにしておかなければならない。
4 主務課は、宅配便による発送を要するものが生じた場合は、行政課長と協議しなければならない。
(平17規則11・一部改正)
(使送)
第33条 市内に配布する文書(以下「使送文書」という。)は、地域を定め、職員が配布することができる。
2 主務課長は、使送文書が一時に多量にある場合は、使送文書予定表を使送する日の属する月の前月の25日までに行政課長に提出しなければならない。
(平16規則28・平17規則11・一部改正)
(電報の取扱い)
第34条 電報は、資産経営課において発信する。ただし、緊急を要するものその他やむを得ないものは、直接主務課において発信することができる。この場合は、事前又は事後直ちに資産経営課長に報告しなければならない。
2 電報案は、特に簡明に記載し、略符号のあるものを努めて用いるものとする。
3 電報案の送付を受けた資産経営課長は、直ちに審査をし、適当と認めたときは発信しなければならない。
(平17規則11・平18規則7・令2規則69・一部改正)
第34条の2及び第34条の3 削除
(令7規則33)
(電子署名)
第34条の4 施行文書のうち、主務課長が必要と認めたものについては、電子署名を付与するものとする。
2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて取扱責任者に提出し、電子署名を付与することを請求しなければならない。
3 取扱責任者は、前項の請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合・審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。
(平16規則28・追加、令7規則33・一部改正)
第34条の5及び第34条の6 削除
(令7規則33)
第3章 文書の保管及び保存
(文書の整理)
第35条 文書は、文書分類表に定める分類区分により整理し、課を基準として保管をしなければならない。
2 重要な文書は、非常災害時に支障がないようあらかじめ適当な措置をしておかなければならない。
3 未処理又は処理中の文書は、担当者以外の者にもその所在が常に分かるよう整理しておかなければならない。
4 一連の処理が未完了であること、その他やむを得ない理由により手元に置く文書は、できるだけ少なくするとともに、適正に保管するよう努めなければならない。
(平17規則11・平26規則36・一部改正)
(マイクロ文書)
第35条の2 マイクロフィルムに撮影して保存し、又は保管することが適当と認められる文書については、マイクロフィルムに撮影し、当該文書に代えて当該文書を撮影したマイクロフィルム(以下「マイクロフィルム文書」という。)を保存し、又は保管することができる。
2 前項の規定によるマイクロフィルム文書の撮影、保存その他のマイクロフィルム文書の取扱いについて必要な事項は、別に定める。
(平17規則11・追加)
(適正かつ円滑な文書の保管)
第36条 適正かつ円滑な文書の保管を確保するため、次の事項に注意し、文書を随時整理しなければならない。
(1) 保管不要の文書を保管しないこと。
(2) 保管期限を経過した文書を放置しないこと。
(3) 課内に複数ある文書を重複して保管しないこと。
(4) 資料等不要となった書類を放置しないこと。
(5) 使用しない古い図書を放置しないこと。
(文書の責任者)
第37条 文書の保管責任者は、主務課長とし、主務課長は、その保管状況を管理しなければならない。
(平26規則36・一部改正)
(庁外への持出しの制限)
第38条 文書を庁外へ持ち出す必要があるときは、必ず保管責任者の許可を得なければならない。
(1) 文書分類表の分類区分別とし、年度ごとに完結年月日順にすること。
(2) 1件の文書で複数の事項に関連するものは、関係の深いものに編さんすること。
(3) 年度を越えて処理した文書は、それが完結した年度に編さんすること。
(4) 複数の事項で保存期間を異にする場合において、その事項が相互に関係があり、同一事項として編さんすることが適当であるときは、それらの事項のうち保存期間が最も長い期間で保存すること。
(5) 図面、計算書その他これらに類する文書で一般の文書に編入することが困難なものは、適宜紙袋に入れ、又は結束して別に編さんすること。この場合においては、関係文書にその旨を記載する等事務の参考として役立つよう処理すること。
(6) 文書数が少ない等の理由で、数年分を合わせて編さんした方が適当であるときは、これを1冊とすること。この場合においては、区分紙を入れて年度の別を明らかにすること。
(7) 編さんし、装丁した簿冊の背表紙に文書分類表に定められた分類番号(以下「分類番号」という。)、簿冊番号、編集年度、標題、保存終期年度及び課名を記載すること。
(平18規則7・平21規則7・令7規則33・一部改正)
(文書の保存期間)
第40条 文書の保存期間は、その重要度に応じて次に掲げるとおりとする。この場合において、保存期間の適用区分は、行政課長が定める文書保存期間分類表(以下「文書保存期間分類表」という。)に定めるところによらなければならない。
(1) 30年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 前項の規定にかかわらず、市長が特に保存期間を指定した文書については、市長が指定した期間によらなければならない。ただし、法令等に保存期間に関し特別の定めがある文書の保存期間については、法令等の定めるところによらなければならない。
3 文書保存期間分類表に規定する保存期間に該当しない文書の保存期間については、主務課長と行政課長が協議して決定する。
(平17規則11・平18規則7・平21規則7・一部改正)
(保存期間の計算)
第41条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。
(文書目録の作成)
第42条 主務課長は、文書管理システムにより、文書目録を作成しなければならない。
(平21規則7・一部改正)
第43条 削除
(平26規則36)
(文書の保存整理)
第44条 文書の管理は、文書保存カード(平成7年度以前文書用)及び文書目録(平成8年度以後文書用)に記載され、並びに文書管理システム(平成21年度以後文書用)に登録されているところにより行わなければならない。
(平17規則11・平21規則7・平26規則36・一部改正)
第45条 削除
(平26規則36)
(文書の廃棄)
第46条 主務課長は、文書保存カード(平成7年度以前文書用)及び文書目録(平成8年度以後文書用)に記載され、並びに文書管理システム(平成21年度以後文書用)に登録されている保存終期の年度に従い、文書を廃棄する。
2 保存期間が満了してもなお保存の必要がある文書は、更に期間を定め、保存することができる。
3 廃棄文書で売却処分が可能なものは、契約課長に引き渡さなければならない。
4 廃棄文書で機密に属するもの又は他に使用されると支障があるものは、裁断等必要な措置を講じなければならない。
(平17規則11・平20規則10・平21規則7・平26規則36・一部改正)
(廃棄の特例)
第47条 行政課長は、保存期間が満了した文書及び保存期間が満了していない文書であって保存の必要がないと認められるものについて、主務課長との協議により、総務部長の決裁を経て廃棄することができる。
(平17規則11・平21規則7・平26規則36・一部改正)
第4章 雑則
(帳票の名称及び様式)
第48条 文書の管理に関し必要な帳票の名称は、別表に定めるとおりとし、その様式は、市長が別に定める。
(平18規則7・一部改正)
付則
(施行期日)
1 この規則は、平成10年4月1日から施行する。
(一宮市文書管理規則の廃止)
2 一宮市文書管理規則(昭和36年一宮市規則第1号)は、廃止する。
(一宮市公文書公開条例施行規則の一部改正)
3 一宮市公文書公開条例施行規則(平成9年一宮市規則第47号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(一宮市帳票管理規則の一部改正)
4 一宮市帳票管理規則(昭和35年一宮市規則第1号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(一宮市印鑑の登録及び証明に関する条例施行規則の一部改正)
5 一宮市印鑑の登録及び証明に関する条例施行規則(昭和52年一宮市規則第26号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(一宮市職員服務規則の一部改正)
6 一宮市職員服務規則(昭和38年一宮市規則第26号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
付則(平成11年4月1日規則第18号)
この規則は、公布の日から施行する。
付則(平成12年7月18日規則第49号)
この規則は、平成12年8月1日から施行する。
付則(平成13年5月21日規則第36号)
1 この規則は、公布の日から施行する。
2 改正後の一宮市文書管理規則(以下「新規則」という。)の規定は、新規則第10条の文書処理に関する年度が平成13年度以後の文書について適用する。
付則(平成14年3月27日規則第7号)抄
1 この規則は、平成14年4月1日から施行する。
付則(平成15年3月26日規則第5号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成15年4月1日から施行する。
付則(平成15年3月31日規則第22号)
1 この規則は、平成15年4月1日から施行する。
2 改正後の別表第2の規定は、平成15年4月1日前に保存が開始された学齢簿についても適用する。
付則(平成15年7月1日規則第34号)
この規則は、公布の日から施行する。
付則(平成16年3月24日規則第20号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成16年4月1日から施行する。
4 前項の規定による改正後の一宮市文書管理規則の規定は、平成16年度以後に作成された文書について適用し、平成15年度までに作成された文書については、なお従前の例による。
付則(平成16年3月31日規則第28号)
1 この規則は、平成16年4月1日から施行する。
2 改正後の一宮市文書管理規則(以下「新規則」という。)の規定は、新規則第10条の文書処理に関する年度が平成16年度以後の文書について適用し、同条の文書処理に関する年度が平成15年度までの文書については、なお従前の例による。
付則(平成17年3月24日規則第11号)
(施行期日)
1 この規則は、平成17年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の日の前日までに、尾西市文書取扱規程(昭和63年尾西市訓令第4号)又は木曽川町文書編集保存規程(昭和52年木曽川町規程第3号)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、それぞれ改正後の一宮市文書管理規則(以下「新規則」という。)の相当規定によりなされたものとみなす。
3 新規則の規定は、新規則第10条の文書処理に関する年度が平成17年度以後の文書について適用し、同条の文書処理に関する年度が平成16年度までの文書については、なお従前の例による。
付則(平成17年5月11日規則第96号)
この規則は、公布の日から施行する。
付則(平成18年3月29日規則第7号)
この規則は、平成18年4月1日から施行する。
付則(平成19年3月28日規則第2号)抄
1 この規則は、平成19年4月1日から施行する。
付則(平成20年3月28日規則第10号)抄
1 この規則は、平成20年4月1日から施行する。
付則(平成21年3月30日規則第7号)
この規則は、平成21年4月1日から施行する。
付則(平成26年3月26日規則第9号)
この規則は、平成26年5月7日から施行する。
付則(平成26年10月31日規則第36号)
この規則は、公布の日から施行する。
付則(平成28年1月5日規則第1号)
この規則は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
付則(平成28年3月23日規則第7号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成28年4月1日から施行する。
付則(平成28年12月28日規則第38号)
この規則は、平成29年1月1日から施行する。
付則(平成30年3月23日規則第5号)
この規則は、平成30年4月1日から施行する。
付則(令和2年12月21日規則第69号)抄
(施行期日)
1 この規則は、令和3年4月1日から施行する。
付則(令和5年3月23日規則第1号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
付則(令和7年9月29日規則第33号)
この規則は、令和7年10月1日から施行する。
別表(第48条関係)
(平18規則7・旧別表第1・全改)
帳票番号 | 帳票の名称 |
1 | 特殊文書受付簿 |
2 | 文書処理簿 |
3 | 料金後納郵便差出票 |
4 | 文書目録 |
5 | 一宮市起案用紙 |
6 | 印刷依頼票 |
7 | 保存文書用背表紙 |
8 | 受付印 |