(趣旨)

第1条　この規程は、病院事業部における文書等の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(公示令達文書その他の公文の種類)

第2条　病院事業部において取り扱う公示令達文書その他の公文の種類については、一宮市文書管理規則(平成10年一宮市規則第7号)第7条及び第8条の規定を準用し、その文例及び公文書式については、病院事業管理者(以下「管理者」という。)が別に定める。

(収受文書の取扱い)

第3条　病院事業部に到着した文書その他の郵便物は、すべて経営企画課において受領し、次の方法により処理しなければならない。

(文書収受の特例)

第4条　次に掲げる文書は、各課が直接受領するものに限り、前条の規定にかかわらず、経営企画課長の承認を得て、直接主務課において収受することができる。

(特殊な文書の取扱い)

第5条　意見書、不服申立書その他到達の日時が権利の得失に係るものは、その文書の欄外に到達日時を明記して取扱者がこれに押印し、封筒のあるものはこれを添付するものとする。

(文書の処理方針)

第6条　各課長は、文書の配付を受けたときは、自ら処理するもののほかは各課長補佐に処理方針を示して、速やかに処理させなければならない。

(立案)

第7条　施行期日の予定されるものは、決裁を受ける余裕を置いて立案し、必要な審議の機会を失わないよう努めなければならない。

(処理の回議)

第8条　照会文書、陳情書等で他の課に関係あるときは、主たる課は、逐次関係課へ回送するか、写しをもって同時に照会する等処理促進のため適宜の措置を講じなければならない。

(簡易な文書の処理)

第9条　軽易な事項の質疑照会で起案の必要がないものには、本書の余白に回答の文案を記載して処理することができる。

(文書の歴年)

第10条　収発文書の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終了するものとする。

(文書の起案)

第11条　文書の起案には、原則として一宮市病院事業起案用紙を使用するものとする。

(合議)

第12条　他部門に関係のある事項についての起案文書であって、該当する他部門の合意が必要なものには、該当する他部門の合議を受けなければならない。この場合において、合議の順序は、起案者にとっての部門内、部門外の順とし、事前に関係部門と十分協議しなければならない。

(合議文書の処理)

第13条　合議先の部門は、合議を受けたときは、速やかに検討し、処理しなければならない。この場合において、やむを得ず合議に時間を要するときは、その理由を起案主務部門の長に通知しなければならない。

(発送)

第14条　発送する文書は、すべて決裁を経たものでなければならない。

(発送記号及び番号)

第15条　文書の発送記号は、部門の省略名に「一病」を冠し、それに「発」の一字を付したものでなければならない。

(郵便切手、葉書等受払簿)

第16条　経営企画課は、文書発送に要した郵便切手、葉書等について、郵便切手、葉書等受払簿に記帳をし、経営企画課長の検閲を受けなければならない。

(文書分類表)

第17条　文書は、経営企画課長が定める文書分類表(以下「文書分類表」という。)の定める区分により整理し、保管しなければならない。

(文書分類表の区分の追加又は削除)

第18条　文書分類表の区分の追加又は削除は、主務課長の申出により経営企画課長が決定する。

(文書処理の年度)

第19条　文書処理に関する年度は、特別の定めがあるものを除き、4月1日から翌年の3月31日までとする。

(文書の編さん)

第20条　保管又は保存を必要とする文書は、主管課において当該年度終了後、速やかに、次に掲げる要領で文書を整理した上、編さんし、装丁しなければならない。この場合において、各課の文書取扱責任者は、その分類、保存期間及び編さんについて審査及び指導をしなければならない。

(文書の保存期間)

第21条　文書の保存期間は、その重要度に応じて次に掲げるとおりとする。この場合において、保存期間の適用区分は、経営企画課長が定める文書保存期間分類表(以下「文書保存期間分類表」という。)に定めるところによらなければならない。

(保存期間の計算)

第22条　文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。

(雑則)

第23条　この規程に定めるもののほか、病院事業部の文書管理に関し必要な事項は、管理者が別に定める。